もはやビジネスシーンにおいてPDF作成機能は当たり前の環境となっています。フリーソフトの「Adobe Reader(アドビ・リーダー)」をインストールしてあれば、Windows、Macにかかわらず、同じレイアウトで文書を見ることができるので、メールの添付ファイルとしても相手のことを気にせず送ることができます。また、他の文書ファイルよりも容量が小さくできるのでバックアップ用にデータを残すときにも使えます。
こんなに便利なPDFの世界ですが、実はほとんどの人が「活用」までに至っていないのが現実です。今回はPDFの基本とその活用方法を紹介します。

どのパソコンでも同じレイアウトで見られる。 ファイル容量を小さくできるので、相手に負担をかけずにメールを送れる。 Adobe Readerがインストールされていればだれでも閲覧できるので、不特定多数の人に配布できる。
書類や雑誌などの印刷物をスキャナーで読み取ってPDFデータに変換できる。 専用ソフトを使ってPDFに直接文字入力ができる。 改ざん防止機能がある。 いくつかのPDF文書をまとめて1つのPDF文書にできる。

このようにとても便利なPDF文書。でも作成するにも活用するにも専用ソフトが必要となります。
ソフトは大きく分けて以下の3タイプ。やりたいことを見極めて、必要なソフトを選ぶことが大切です。

いろいろ便利なPDF。でも実際に使ってみると表示が違って見えるなどのトラブルに出くわすこともあります。
よく聞くトラブルは下記の3つ。解決策を覚えてPDFを活用してください。

※セキュリティの確認方法
Adobe ReaderをPDFファイルを開くためだけに使っている人も多いと思いますが、PDFにどのようなセキュリティが設定されているかを確認することができます。「文書」メニュー→「セキュリティ」→「文書のセキュリティ設定を確認」を選ぶと、「内容のコピーと抽出を許可しない」など、セキュリティの設定内容が確認できます。

CDやDVDのメディアが収納されているプラスチックケース。オフィスでも家庭でも当たり前のように接しているこのケースがあけにくいと思ったことはありませんか(とくに薄型のケース)。
そもそもこのプラスチックケース、両手ではなく片手であけるように設計されているのです。

あけ方のコツ

1. まずはフタ側が上になるように机の上に置きます。
2. 左手の親指と中指でフタの右側の上下を挟み、5cmほど持ち上げます。
3. 最後にフタが弓形に反るように人差し指でフタの右端中央付近を押します。

あら不思議。見事にフタがあきました。