NetRICOH Lite オフィス用品ガイダンス各種ファイルの連携活用


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穴をあけてとじるファイルには、一般的な2穴タイプにはじまり、4穴、12穴、14穴、16穴、18穴、22穴と多くの仕様があり、目的によってそれぞれパイプ式やリング式などといったとじ方の異なるファイルが用意されています。書類の入れ替えや閲覧の頻度、収納する書類のサイズや量などで最適なファイルは異なるので、幅広いラインアップが揃っているわけですが、ここでは「連携」を中心にしたファイリングを考えてみましょう。

　パイプ式ファイルをはじめ、穴をあけてとじるタイプのファイルは、2穴から22穴まで多種多様なものが用意されています。穴数が多いほど、書類をしっかりとじることができますが、穴あけ加工や書類の抜き差しが面倒になります。そのため2穴タイプが主流を占めているのです。

　ファイル選びの基本は、個々の書類の内容や使い方に応じた仕様のファイルを選ぶのが鉄則。例えば、個人で進めている案件の書類なら、差し替える頻度や持ち出す機会も多いので、差し替えやすいフラットファイルやレターファイルの薄手のものが向いています。また、機器類のマニュアルなどは書類の枚数に関わらず、1冊のファイルとして独立させたほうが、便利に使えます。また忘れてならないのは、個々の書類はその利用価値や頻度が日々変化していくということです。

書類の使用頻度が低くなってきたら、持ち出しやすいファイルから、閲覧と保管に適したファイルへ書類を移しましょう。大量の書類を保存できる大型のパイプ式ファイルへの移し替えが妥当です。書類を移し替えて、空になったファイルはまた新しい用途で使う（リユース）ことができます。さらに、閲覧頻度が少なくなったら、パイプ式ファイルから保管用のファイルへ書類を移します。この場合は保管が目的なので、安価なつづりひもを使ったファイリングがおすすめです。表紙には傷んだファイル表紙や板目用紙などを使うとよいでしょう。

こうして活用頻度に応じて書類を移し替え、ファイルをリユースすることにより、経費削減はもちろん、廃棄物を出さないため環境保護にも一役買うことができます。