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ファイル > ファイリング・システム構築術 バインダーシステム
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「オフィス内の文書を分類・整理して、効率よく活用できるようにしたい」……
ちょっとしたコツをつかむだけで、それも夢じゃありません。
統一的なシステムを構築すれば、これまで書類探しに費やしていた時間を節約、大きなコストダウンにもつながります。 |
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ひとくちに「ファイリング」と言っても、どんな文書をどんなふうに使うかによって、そのやり方も道具も千差万別。
オールマイティーの方法はありません。保全性を重視して、きっちりとじてしまうタイプのファイリングは、頻繁に閲覧したり、取り出してコピーをとったりするのに不便です。つまり、機動性が犠牲になるわけですね。逆に取り出しやすさを重視するファイリングであれば、それだけ紛失しやすいということにもなります。
つまり、ファイリングの「機動性」と「保全性」、これは両立させようとしても無理があるわけです。そこでどちらを基本にするかをまず考えて、それぞれの弱点を補うようにするのが近道。
最初に、ファイリングを大きく2つのシステムに分類して考えてみましょう。
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 「バインダー」とは、書類をとじるもの、という意味。しっかり綴じればとじるほど、保全性はもちろんUP、機動性はDOWNします。ここでは下記のように5つのタイプに分類してみました。
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 穴をあけた文書を、紙製バインダーに綴じて管理
紛失が少なく、保全性は高いです。軽くて扱いやすく、値段も安い。基本的には差し替えないので、時系列で管理する文書に向いています。１ファイルにつき１案件となるので、１案件あたりの文書の量が比較的多く、閲覧の頻度が低い部門に適しています。文書の量にあわせて大量保存できるタイプもあります。個人レベルでの文書管理にも。
■ここが弱点
表紙が紙製のものは傷みやすく、文書の量によっては自立しない→対策：閲覧の回数が多いものは、表紙が丈夫なタイプを選んで機動性ＵＰ。自立しない場合はボックスに入れる。そうすれば分類もわかりやすくなって機動性ＵＰ。ただし、文書に穴をあける必要があります。 |
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 穴をあけた文書を、厚型の丈夫なバインダーに綴じて管理
大量の文書をしっかり綴じて共有するのに向きます。紛失が少なく保全性が高いながら、丈夫なので頻繁な閲覧にも耐えます。いちばん普及しているタイプなので、サイズや機能などいろいろ選べます。厚型なので分類が見やすく、オープン書庫を用いれば、整然とした景観になります。差替えが不便なので、時系列で管理する文書に向いています。
■ここが弱点
差替えが不便なので、時系列で管理する文書に向いています。→対策：保存段階で紙製のフラットファイルなどに、綴じ直して保存します。途中の抜き差しが不便→対策：綴じ具が両開きするタイプは比較的抜き差ししやすく、文書の廃棄や追加が容易です。見開きにならず、閲覧に不便→対策：ほかのファイルを検討しましょう。 |
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 2〜30個の穴をあけた文書を、丈夫なバインダーに綴じて管理
180°の完全見開きになるものが多く、書類がめくりやすいので、カタログ、パンフレットなど頻繁に閲覧する資料向き。リングの形も真円型、だ円型、Ｄ型と大きくわけて3種類あり、綴じる書類の量によって使い分けると便利です。途中の抜き差しも容易なので、時系列にとらわれない管理が可能。
■ここが弱点
文書の穴の部分が傷む→対策：パンチ穴を補強することで、保全性はＵＰします。パンチは、パンチ穴補強用品は金具の開閉に力がいる→対策：軽くツイストするものや、てこの原理を利用したものなど、力を入れずに開閉できるユニバーサルデザインタイプもあります。 |
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 比較的柔らかいバインダーに固定されたポケットに文書を入れて管理
文書をそのままポケットに投げ込むだけなので、抜き差しが自在で手軽です。資料を傷めずに見開き状態にすることが可能なので、ページ数の少ない文書を不特定多数で閲覧するような場合に最適です。
穴があけられない大切な書類、資料の保存にも。
■ここが弱点
ポケットの数が固定されています→対策：ポケットの増減が必要な場合は、リング式ファイル＋リフィルで対応。ポケットへの出し入れがしにくい→対策：ポケットの入り口に工夫を凝らしたタイプが各メーカーから出ているので、溶着やカッティングなど検討し、使いやすいものを選びましょう。 |
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 丈夫なバインダーに取り付けられたレバーで文書をはさんで管理
パンチで穴をあける必要もなく、文書をそのままはさむだけなので、抜き差し自在で手軽です。進行中の案件に関する資料を、一件ごとに整理するのに向いています。少量の文書を一時的に保管するほか、個人レベルの文書保管、携行用にも便利です。
■ここが弱点
レバーのはさむ力が弱いので、文書がはずれてしまうことがあり、紛失しやすい→対策：あくまでも一時的なやり方と考え、最終的には保全性の高いファイリングに移行。金具の開閉に力がいる→対策：金属製の金具が多い中、プラスチック製やロングタイプなど、はさむ力はそのままに、操作性に優れたタイプもあります。 |
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