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ファイル > ファイリング・システム構築術 ボックス＆フォルダーシステム
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「オフィス内の文書を分類・整理して、効率よく活用できるようにしたい」……
ちょっとしたコツをつかむだけで、それも夢じゃありません。
統一的なシステムを構築すれば、これまで書類探しに費やしていた時間を節約、大きなコストダウンにもつながります。 |
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ひとくちに「ファイリング」と言っても、どんな文書をどんなふうに使うかによって、そのやり方も道具も千差万別。
オールマイティーの方法はありません。保全性を重視して、きっちりとじてしまうタイプのファイリングは、頻繁に閲覧したり、取り出してコピーをとったりするのに不便です。つまり、機動性が犠牲になるわけですね。逆に取り出しやすさを重視するファイリングであれば、それだけ紛失しやすいということにもなります。
つまり、ファイリングの「機動性」と「保全性」、これは両立させようとしても無理があるわけです。そこでどちらを基本にするかをまず考えて、それぞれの弱点を補うようにするのが近道。
最初に、ファイリングを大きく2つのシステムに分類して考えてみましょう。
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 文書をはさんだフォルダーを、ボックスに入れて管理。
文書に穴をあけないで、そのまま綴じずに投げ込むだけだから、機動性は抜群です。出し入れが簡単だから、頻繁に取り出してコピーをとったり、閲覧したりする文書に最適。厚みのある冊子も、そのままボックスに入れられるので、さまざまなサイズの文書を同時に管理したいときに便利。ボックスの背ラベルで分類して、さらにオープン書庫を使えば、どこにどの文書が入っているか、一目瞭然。オフィスの景観も整然とします。時系列にとらわれない管理が可能。閲覧が終わって保存の段階になっても、ボックスのまま保存できるから手間いらず。
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ファスナーを使って文書をフォルダーに固定すれば保全性UP。
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文書の増加が止まった段階で、できるだけジャストサイズのボックスをチョイス。閲覧の必要がなくなり保存の段階になれば、積極的に保存箱に入れて、倉庫などに移動すればスペースも節約でき保全性もUP。
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文書の携行に
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回覧・アンケートに
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少量の文書整理、一時保管に
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